As jy emigreer, of dalk net oorsee gaan vir ’n verlengde vakansie of vir ‘n werkkontrak, gaan jy heel moontlik een of ander vorm van “onafgehandelde sake” agterlaat. Miskien besit jy ‘n eiendom, ander bates of bankrekeninge wat aandag nodig het, of het jy uitstaande belasting-/besigheids-/finansiële sake, of kontrakte wat onderteken moet word, motors wat gelisensieer moet word, of iets anders wat nog afgehandel moet word, wat jou toekomstige ooreenkoms of handtekening vereis. Selfs al kan jy nie aan enigiets spesifiek dink nie, oorweeg dit om (voor jy vertrek natuurlik) ‘n gepaste volmag ten gunste van iemand wat jy vertrou om vir jou op te tree, uit te voer.
Wat is ‘n volmag?
’n Volmag (“Power of Attorney – POA”) is ’n dokument wat jy onderteken waarin jy iemand anders magtig om jou sake namens jou as jou agent te bestuur. Jy kan dit vir ‘n spesifieke en beperkte doel toestaan as ‘n “Spesiale Volmag” of dit kan ‘n wyer bewoorde “Algemene Volmag” wees. In teorie kan jy ‘n volmag mondelings toestaan, maar in die praktyk sal (of behoort) niemand ingevolge ‘n mondelinge volmag op te tree nie.
Jy moet ten minste agtien jaar oud wees om ‘n volmag te onderteken en dit bly slegs geldig vir solank as wat jy self “regsbevoeg” is.
Jy kan die volmag enige tyd terugtrek en beëindig.
Hoekom is ‘n volmag belangrik?
Jy kan natuurlik kontrakte, regsvorms en dokumente onderteken terwyl jy in ‘n vreemde land is, maar dit bly gewoonlik nie daar nie. Afhangend van die omstandighede, sal jy dalk ‘n notaris of ‘n ambassade of konsulêre beampte in die buiteland moet vind (en betaal) om dokumente, jou handtekening en afskrifte van dokumente te bekragtig of amptelik te waarmerk (“formally authenticate”). Indien dit ‘n ambassade of konsulaat is wat jy moet besoek, kan dit in ‘n ander stad of selfs in ‘n ander land wees. As alles nie die eerste keer volgens voorskrif gedoen word nie (‘n besondere risiko as jy te doen het met iemand wat nie ten volle vertroud is met die Suid-Afrikaanse reg en vereistes nie), kan jy vind dat jy die proses moet herhaal. Dalk selfs meer as een keer as dinge nie goed uitwerk nie. Dit kan in ‘n groot mate vermy word as jy ‘n geldige en gepaste volmag by jou gevolmagtigde agent in Suid-Afrika agterlaat.
Hoe moet jy dit doen?
Die inligting en formaat van die volmag sal afhang van die sake en situasies wat daarmee hanteer moet word. Dit kan moeilik wees om te besluit of ‘n volmag geskik is vir ‘n spesifieke doel, en indien wel hoe wyd of hoe beperkend jy die magte moet maak wat jy aan jou agent verleen. Dit kan ook ‘n uitdaging wees om die korrekte bewoording te vind om te voldoen aan die vereistes van die waarskynlike owerheidsinstelling of ander party wat daarby betrokke gaan wees. Spesifieke vorms en verskillende inligting word byvoorbeeld deur die Aktekantoor, die SAID, munisipaliteite, versekeraars en banke vereis. Jy sal dalk ook meer as een volmag moet onderteken en agterlaat, elkeen gestruktureer vir ‘n spesifieke doel. Jy moet natuurlik ook mooi dink oor wie jy as jou agent gaan aanstel, wie die beste gekwalifiseer is vir ‘n spesifieke doel of taak, en wie jy in geheel kan vertrou. Jy moet weet dat daardie persoon tydens jou afwesigheid professioneel en eerlik gaan optree, jou instruksies nougeset gaan uitvoer en jou belange deurentyd gaan beskerm.
Daar is geen voorgeskrewe vorm en geen lys van vereiste formaliteite vir ‘n geldige volmag nie, maar daar is heelwat bepalings wat oorweeg moet word vir insluiting en ook risiko’s wat in ag geneem moet word. Die enigste manier om te verseker dat jou volmag geldig en ideaal geskik is vir die doel waarvoor jy dit benodig, is om professionele advies te verkry vir jou spesifieke omstandighede.
Die inligting hierin vervat is van ‘n algemene aard en moet nie as professionele advies gebruik word nie. Geen aanspreeklikheid kan aanvaar word vir enige foute of weglatings of enige skade of verlies wat volg uit die gebruik van enige inligting hierin vervat nie. Kontak altyd u professionele adviseur vir spesifieke en toegepaste advies.